Face à une situation économique très incertaine, et des décisions sur les achats qui peuvent avoir des impacts conséquents sur la rentabilité de votre entreprise, vous n’avez pas d’autre choix que de vous adapter au marché. Et si certaines entreprises sont aujourd’hui contraintes de revoir complètement leur organisation interne, d’autres préfèrent se tourner vers l’e-procurement, une solution qui permet de faciliter les achats au quotidien…
E-procurement, de quoi s’agit-il ?
L’e-procurement, pour “Electronic Procurement” et que l’on pourrait traduire par “approvisionnement électronique“, consiste à utiliser des solutions en ligne pour gérer et automatiser les achats de votre entreprise, de la recherche du produit jusqu’à son achat.
Pour les entreprises qui ont franchi le pas, le fait de choisir l’e-procurement est un moyen pour elles de regrouper tous leurs achats sur une seule et même interface, que ce soit pour le responsable des achats, la comptabilité, mais aussi pour tous les autres postes de l’entreprise susceptibles de réaliser des achats.
Comment fonctionne l’e-procurement ?
Avant de vouloir mettre en place l’e-procurement dans votre entreprise, il convient de vous intéresser plus précisément aux étapes à suivre dans le processus :
- Choisissez un prestataire reconnu dans le domaine et qui propose à la fois un outil facile à utiliser et un large catalogue de produits
- Installez la solution d’e-procurement sur un serveur, ou déléguez cette tâche à votre prestataire qui peut aussi l’héberger
- Formez vos équipes à la solution d’e-procurement pour réaliser vos premiers achats
- Au bout de plusieurs mois, assurez-vous que les processus d’achat et les tâches administratives sont bien suivies par vos collaborateurs
De nombreux avantages pour les entreprises
Si l’e-procurement est une solution de plus en plus privilégiée par les organisations, cela s’explique à travers plusieurs raisons :
Un gain de temps pour les achats
Tout d’abord, en choisissant de regrouper tous vos achats sur une seule et même interface, les responsables des achats peuvent plus facilement réaliser leurs achats, sans se rendre sur plusieurs sites web ou des interfaces qui demandent de naviguer entre les catégories et les fiches produits.
Des coûts maîtrisés
Pour les entreprises qui sont très régulièrement amenées à réaliser des achats en ligne, réussir à suivre les coûts des achats en cours est un véritable défi. En effet, entre les nombreux fournisseurs, les évolutions de prix, ou encore les négociations qui peuvent être réalisées uniquement sous certaines conditions, les freins peuvent rapidement décourager certains entrepreneurs.
Là encore, l’e-procurement permet de regrouper l’ensemble de ces coûts et d’avoir une vision d’ensemble pour votre entreprise. Par ailleurs, les organismes qui proposent des solutions d’e-procurement arrivent le plus souvent à obtenir des tarifs plus avantageux, ayant la capacité à regrouper les demandes de plusieurs entreprises.
Un contact humain privilégié
Contrairement à ce que l’on pourrait imaginer, l’e-procurement est aussi un bon moyen pour votre entreprise de garder le contact avec des interlocuteurs privilégiés.
Même si ce type de solution vise à remplacer les commandes traditionnelles par téléphone ou par échanges d’e-mails, les solutions d’e-procurement proposent aussi un service de suivi si vous avez des questions sur une commande en particulier, ou une demande sur des produits dont vous pourriez avoir besoin pour l’évolution de votre organisation.
